Automatizar pode ser uma oportunidade para rever processos ou apenas perpetuar, em meio eletrônico, velhas ineficiências

A burocracia tem uma função necessária. Regras, procedimentos, registros e controles organizam a Administração Pública, protegem direitos, delimitam responsabilidades e ajudam a preservar o patrimônio público. O problema surge quando essas exigências se acumulam ao longo do tempo e continuam existindo depois de perderem sua utilidade.

Esse é um problema antigo da Administração Pública brasileira. Criar uma nova exigência costuma ser relativamente fácil. Eliminá-la, mesmo quando já não cumpre função relevante, é muito mais difícil.

Com o passar dos anos, os processos administrativos incorporam novas etapas e controles. Cada um pode ter tido uma justificativa quando foi criado. O excesso aparece quando ninguém retorna ao processo para verificar se aquela exigência continua necessária.

Por isso, toda formalidade deveria responder a uma pergunta elementar: o que exatamente ela controla?

Quando não se consegue explicar com clareza a finalidade de uma exigência, é razoável questionar se ela ainda deveria existir. A própria Lei nº 13.726/2018, conhecida como Lei da Desburocratização, estabelece a racionalização dos procedimentos administrativos e a eliminação de formalidades desnecessárias ou sobrepostas, especialmente quando seus custos superam os riscos que pretendem evitar.

A lógica é simples: desburocratizar não significa retirar controles. Significa retirar controles inúteis.

Essa discussão ganha nova importância com a transformação digital da Administração Pública.

Processos físicos vêm sendo substituídos por sistemas eletrônicos, documentos tornaram-se digitais e tramitações ficaram mais rápidas. Foi um avanço importante.

Mas digitalizar não significa necessariamente simplificar.

Se o processo antigo for transferido integralmente para um sistema novo, com todas as exigências acumuladas ao longo do tempo, teremos apenas uma burocracia eletrônica. Mudou a ferramenta, mas o processo permaneceu praticamente o mesmo.

É justamente por isso que a automatização deve ser vista como uma oportunidade de revisão.

Antes de automatizar um procedimento, a Administração deveria examiná-lo do início ao fim e identificar o que de fato precisa permanecer.

Quais etapas ainda cumprem uma função? Quais controles continuam necessários? Que informações precisam realmente ser produzidas? O que pode ser eliminado? O que pode ser automatizado?

A ordem importa: primeiro revisa-se o processo; depois retiram-se as etapas que perderam sua utilidade; preserva-se o que é efetivamente necessário; somente então se automatiza. Quando essa revisão vem antes da tecnologia, os ganhos podem ser muito maiores: processos mais curtos, menor custo, responsabilidades mais claras e maior rastreabilidade.

Há ainda outro aspecto importante. Muitas análises de consistência das informações não precisam depender da participação humana.

Sempre que existirem critérios objetivos, o próprio sistema pode comparar dados, identificar incompatibilidades, verificar parâmetros e apontar exceções.

A intervenção humana deve se concentrar naquilo que exige análise, interpretação ou decisão administrativa.

Automatizar, portanto, não significa excluir pessoas dos processos. Significa retirar a participação humana de tarefas repetitivas nas quais ela não acrescenta valor e preservá-la onde o julgamento e a responsabilidade são indispensáveis.

É nesse ponto que aparece a diferença entre informatizar e modernizar.

Informatizar é colocar o procedimento dentro de um sistema.

Modernizar é revisar o procedimento antes de colocá-lo no sistema.

Por isso, a transformação digital não deveria começar pela escolha da ferramenta, mas pela revisão do processo.

Não se trata de combater toda burocracia. A boa burocracia continua necessária. Ela organiza, protege e estabelece responsabilidades.

O problema é manter procedimentos apenas porque sempre foram feitos daquela maneira.

A transformação digital oferece uma oportunidade rara para corrigir isso.

Talvez esteja aí a verdadeira modernização da Administração Pública: não automatizar tudo o que existe, mas automatizar apenas aquilo que, depois de revisto, ainda faz sentido existir.

Referências

BRASIL. Lei nº 13.726, de 8 de outubro de 2018. Racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

BRASIL. Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017. Dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos no âmbito federal.

BRASIL. Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021. Lei do Governo Digital.